Pourquoi certains habitats groupés ne perdurent pas dans le temps? Je peux déjà vous rassurer en affirmant que la réussite d'un projet ne dépend pas de la chance. Cependant, d’autres raisons peuvent clairement expliquer pourquoi vous vous épuisez dans des discussions interminables sans arriver à prendre des décisions.
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Vous aller découvrir 5 facteurs qui peuvent être à l’origine du manque d'efficacité de votre groupe, même si vous pensez faire tout correctement ! En bonus, je vous donnerai des pistes supplémentaires pour identifier d’autres éventuels blocages auxquels vous n’avez peut-être pas encore prêté attention. L’objectif est que vous puissiez trouver la solution pour fonctionner ensemble de manière plus efficace et (re)gagner du temps pour vous.
S'outiller pour fonctionner ensemble, au plus tôt dans la création du projet
Au plus tôt dans votre constitution de groupe, vous mettez des outils en place, même si vous n'êtes que quatre, au plus tôt vous prenez de bonnes habitudes, il est souvent plus difficile de changer une manière de fonctionner plutôt que de bien commencer, en faisant de son mieux. Il est clair que les processus que vous mettrez en place sont voués à être expérimentés et adaptés à votre groupe et, à s'améliorer avec le temps pour répondre au mieux à vos besoins. Voici quelques points qui peuvent vous permettre de partir sur de bonnes bases :
Définir un cadre de sécurité avec lequel vous souhaitez fonctionner (parler en "je",...).
Commencer les réunions par un moment d'ancrage et une météo intérieure brève.
Définir la raison d'être de votre collectif et s'y référer pour sortir des préférences personnelles.
Être rigoureux pour respecter les timings des réunions et ne pas épuiser le groupe
Utiliser la communication non-violente pour communiquer ses besoins
2. Mettre en place un système de gouvernance partagée qui donne de l'autonomie à chacun
Un des grands risque d'épuisement du groupe est de vouloir décider de tout, tous ensemble, tout le temps. La mise en place d'un système de gouvernance basé sur une raison d'être et une charte détaillée avec des principes permet de répartir les différentes tâches de chacun. Chaque rôle possède ses redevabilités et son cadre d'autonomie, ces éléments sont votés tous ensemble pour permettre au rôle de vivre de manière autonome durant une année (ou plus).
Par exemple, on peut définir un rôle "communication extérieure" dont les redevabilités sont de faire connaitre le projet publiquement en parlant de ses valeurs et dont le cadre d'autonomie est la platte-forme Facebook et la newsletter.
3. Différencier les types de réunion
Afin de traiter les sujets (aussi nommé "tensions") qui se présentent dans le projet, il important d'identifier dans quel type de réunion il est bon de les amener pour qu'ils soient le mieux reçus et traités.
J’identifie 5 types de réunions :
réunion opérationnelle (une semaine sur deux)
réunion émotionnelle (une fois par mois)
réunion stratégique (deux fois par an)
réunion de gouvernance (une fois par an)
réunion de vision (une fois par an)
Par exemple, l'organisation de la projet journée porte-ouverte sera amenée dans la réunion opérationnelle tandis qu'une incompréhension par rapport à une décision sera plutôt amenée en réunion émotionnelle.
4. Faciliter, animer et surveiller le temps en réunion
Pour qu'une réunion ait une issue constructive, elle doit être préparée. Lors d'une réunion en intelligence collective, ces différents rôles (qui peuvent être tournant) sont toujours présents :
Un animateur : cette personne amène un ordre du jour avec les sujets qui doivent être traités.
Un facilitateur : cette personne distribue la parole et veille au respect du cadre de sécurité.
Un gardien du temps : cette personne veille à respecter le timing prévu pour chaque point.
Chaque point qui doit être traité vient avec son besoin, clairement identifié au préalable pour ne pas faire perdre de temps au collectif et un degré de priorité. Voici les différents besoins que l'on peut rencontrer :
Écoute du centre (afin de faire une proposition ultérieurement)
Agenda
Info
Décision (pour acter une proposition préalablement étudiée)
5. S'amuser ensemble
Enfin, c'est vraiment un des points le plus important sur le long terme, c'est de prendre du temps pour s'amuser et ne pas parler de sujets opérationnels ou autres. Ces moments sont identifiés pour ne rien faire d'autre que s'amuser. Parfois, certains mêlent la détente avec les réunions mais cela peut créer des frustrations pour ceux qui ont envie d'avancer et aussi ceux qui ont besoin de liens (par exemple : faire un apéro en discutant d'une réunion urgente et important).
Bonus
Voici quelques autres pistes qui peuvent vous aider à repérer les freins au fonctionnement de votre collectif :
Votre charte n'est pas assez complète > Vous êtes d'accord sur les valeurs mais pas sur les principes qui en découlent (par exemple : la valeur de bienveillance signifie éviter le conflit pour certains et dire ce que l'on pense pour d'autres).
Les décisions ne se font par en fonction de votre raison d'être > Lorsque vous faites une proposition en réunion, chacun y va de ses conseils et de ses suppositions. Vous vous sentez frustré car votre travail sur le sujet n'est pas reconnu et les autres ont peur de votre proactivité.
Les rôles de chacun ne sont pas bien définis : Certains font tout et d'autres ne font rien mais commentent tout.
Vous avez maintenant des pistes de réflexion afin d’identifier pourquoi votre groupe a du mal à avancer. Voici un résumé des principales raisons : les rôles de chacun ne sont pas clairement définis et vous traitez tous les sujets tous ensemble. Les réunions ne sont pas bien cadrées et durent parfois trop longtemps car tout le monde donne son avis personnel. Vous ne mettez pas les mêmes définitions derrière les mêmes valeurs. Si vous cherchez comment construire des bases solides pour développer votre habitat groupé, n'hésitez à nous envoyer un message en nous décrivant votre projet.